Uitdaging
VYGON beheert een groot aantal tijdelijke medewerkers, wat meer dan 800 uur per jaar werkdruk betekent voor de HR-teams, met vertragingen bij de validatie van facturen.
“Op onze industriële locatie werken bijna 200 medewerkers. We beheren 30 tot 40 tijdelijke krachten per week. Dit betekent een aanzienlijke werkdruk van 0,5 FTE per jaar en zorgt voor vertragingen bij de factuurvalidatie door tijdrovende controles,” legt Karine Cotte, HR Manager SIPV, uit. “Ik moest de efficiëntie en productiviteit verhogen met een tool die alles zou centraliseren, van personeelsaanvragen tot facturatie, om tijd te besparen en de algehele efficiëntie te verbeteren. We hadden een oplossing nodig voor al onze Franse locaties.”
Kiezen voor een Onafhankelijke Tool
Verschillende leveranciers werden overwogen, waaronder producten van uitzendbureaus: “We wilden niet afhankelijk zijn van een uitzendbureau. We zochten een onafhankelijke oplossing voor tijdelijk personeelsbeheer, vooral een systeem dat rapporten op nationaal niveau kon leveren.”
Projectimplementatie en Ondersteuning op Maat
De uitrol van PIXID duurde zeven maanden en vond plaats op negen locaties, waaronder het hoofdkantoor, fabrieken en een logistiek centrum. Karine Cotte leidde het project nationaal en lokaal. Elke locatie beheert het tijdelijk personeelsbeheer zelfstandig en het platform werd geconfigureerd naar de specifieke behoeften van elke locatie.
“De implementatie verliep soepel! PIXID was een grote hulp; onze contactpersoon leverde uitstekende service. Het project werd goed begeleid, en we kregen alle ondersteuning die we nodig hadden. Onze eisen werden volledig geïntegreerd met de applicatie. Alles werkt perfect en we zijn volledig up-to-date. Er zijn zeer weinig supporttickets, en de documentatie is volledig.”
Fases van Uitrol:
Goede Communicatie met Leveranciers
VYGON zorgde ervoor dat de uitzendbureaus vooraf goed geïnformeerd waren: “We stuurden brieven naar de bureaus om hen te informeren over de overstap naar PIXID en gaven hen een link voor zelfstudie.” PIXID organiseerde ook meetings met de uitzendbureaus om “onze behoeften, doelstellingen en deadlines te bespreken, en de impact van hun handelingen voor een soepele overgang,” legt Karine uit.
Mobilisatie intern team
Intern werden de teams gemobiliseerd om het project te ondersteunen. “Het HR-team was proactief en overtuigd van de voordelen. Workshops werden georganiseerd voor de loonadministratie, en er werd een trainingsdag gehouden voor alle managers. We hebben ook handleidingen en trainingsmateriaal verspreid voor de lancering. Iedereen begreep wat het systeem zou opleveren. Er werden geen fouten gemaakt; PIXID ondersteunde ons uitstekend, en de VYGON-medewerkers waren volledig betrokken,” voegt Karine Cotte toe.
PIXID: Volledig Beheer van Tijdelijk Personeel
Het volledige proces voor tijdelijk personeelsmanagement is nu gecentraliseerd met PIXID op negen locaties, met 55 gebruikers en een gemiddeld volume van 70 tot 80 FTE tijdelijke medewerkers per maand. Alle modules worden gebruikt, waaronder aanvragen, sollicitaties, bestellingen, contracten, en activiteitsrapporten.
Elke locatie ontvangt zijn aanvragen (managers sturen hun verzoeken naar alle locaties), en de validatie vindt plaats zoals gewoonlijk: de aanvragen worden naar de uitzendbureaus gestuurd, en de managers of HR-managers beheren het proces van begin tot eind. De boekhouding heeft toegang tot gevalideerde facturen en kan de betalingen verwerken.
Flexibiliteit in Configuratie
“Wij werken in productieomgevingen, dus de gezochte profielen zijn onder andere operators en lijnmedewerkers. We hebben 26 verschillende contractsvormen. Daarnaast hebben we ploegentoeslagen, weekendteams, nachtdiensten, maaltijdcheques op sommige locaties en vervoersvergoedingen op andere. Al deze specificaties zijn in PIXID geconfigureerd. De oplossing is flexibel genoeg om aan onze eisen te voldoen,” legt Karine Cotte uit.
Positieve Gebruikersfeedback
Autonomie voor Managers: Managers waarderen de nieuwe tools omdat ze hun gegevens beter kunnen centraliseren en zelfstandiger kunnen werken. Sommigen gebruiken PIXID nog naast hun Excel-bestanden. “Ze hebben goed overzicht en kunnen hun werkopdrachten effectief volgen,” merkt Karine op.
Tijdsbesparing voor HR-gebruikers: PIXID heeft een aanzienlijke tijdsbesparing opgeleverd, goed voor 0,5 FTE per jaar. “Ik besteed nu een halve dag per week aan factuurvalidatie, wat indrukwekkend is,” zegt Océane Sueur, HR Officer SIPV. “Ons proces voor tijdelijk personeelsbeheer is veel eenvoudiger geworden. Het contact met uitzendbureaus is met 90% verminderd, zowel in telefoontjes als in e-mails, maar we krijgen nog steeds snel de benodigde informatie.”
In de Boekhouding: “Onze boekhouder weet nu eenvoudig facturen op te halen en af te drukken. Er zijn geen klachten meer vanuit de boekhouding, wat een grote opluchting is voor ons,” merkt Océane op.
Geen Vertragingen Meer bij Factuurverwerking
“Océane Sueur en ik beheren 210 contracten en 30 tot 40 tijdelijke medewerkers per week,” legt Karine Cotte uit. “We hadden vroeger regelmatig vertragingen bij de factuurvalidatie, omdat we elke week facturen moesten controleren en ondertekenen. Nu zijn we elke week bij en hebben we geen herinneringen meer van de boekhouding!”
Gebruiksvriendelijke Interface
“PIXID heeft ons geholpen om ons meer te richten op andere HR-activiteiten. De interface is intuïtief en eenvoudig te gebruiken. Het stimuleert het gebruik, zelfs voor een manager zonder uitgebreide training,” voegt Karine toe.
“We zijn volledig tevreden met PIXID. De tool is gecentraliseerd, eenvoudig in gebruik, en voldoet volledig aan de behoeften van al onze locaties. We zouden niet overwegen terug te gaan,” concludeert Karine Cotte.
